تجهيز بيانات نظام تخطيط الموارد للفوترة الإلكترونية

جودة البيانات تحدد سلاسة الانطلاق

تتوقع معظم الفرق المالية أن يكون الجزء الأصعب في الفوترة الإلكترونية تقنياً: الصيغ والشبكات والاتصال. لكن الصيغة والتبادل يتولاهما مزود خدمة الفوترة الإلكترونية، وما لا يستطيع المزود إصلاحه هو البيانات التي ترسلها أنظمتك. كانت فاتورة PDF قادرة على إخفاء حقل ناقص خلف صفحة أنيقة التنسيق، أما الفاتورة المنظَّمة فلا؛ فكل ثغرة تصبح خطأ تحقق، وكل خطأ تحقق يصبح فاتورة متأخرة.

والجانب الإيجابي أن مشكلات البيانات يمكن كشفها مسبقاً، وأن مراجعة مركّزة لأربعة مجالات تلتقط الغالبية العظمى منها.

بيانات الأطراف: من تفوترهم ومن تشتري منهم

ابدأ بالعملاء والموردين. تحقق لكل طرف نشط من اكتمال اسمه القانوني واتساقه، ومن وجود رقم تسجيله الضريبي بالصيغة الصحيحة إن كان مسجلاً، ومن تقسيم عنوانه إلى حقول منظَّمة بدلاً من كتابته في سطر واحد. والسجلات المكررة مشكلة متكررة: العميل نفسه مُسجَّل مرتين، مرة برقم ضريبي ومرة دونه، فتخفق نصف فواتيره.

بيانات الأصناف والضريبة: ما تبيعه

يحتاج كل بند في الفاتورة الإلكترونية إلى معالجة ضريبية. راجع سجل الأصناف ورموز الخدمات بحيث يحمل كل منها الفئة الضريبية الصحيحة، مع تطبيق النسبة الأساسية البالغة 5% حيث تنطبق، وتحديد أي معاملة أخرى صراحة بدلاً من تركها فارغة. وراجع وحدات القياس أيضاً؛ فقد تعني «قطعة» و«حبة» و«وحدة» الشيء ذاته للبشر، لكن قاعدة التحقق تراها ثلاث قيم مختلفة.

مراجع المستندات وترقيمها

تظهر أهمية بيانات المراجع أكثر ما تظهر في التعديلات؛ فالإشعار الدائن أو المدين يجب أن يشير إلى الفاتورة التي يعدّلها، فتأكد من أن نظامك يحفظ هذا الربط في حقل مخصص لا في ملاحظة نصية حرة. وراجع الترقيم كذلك: ينبغي أن تُنتج كل سلسلة مستندات أرقاماً موثوقة وفريدة دون فجوات ناتجة عن التدخل اليدوي، وأن يكون لكل فرع أو نظام يصدر الفواتير سلسلة منفصلة بوضوح.

الإجماليات والتقريب والعملة

تخضع الفواتير المنظَّمة لفحص حسابي، فيجب أن تتطابق مبالغ البنود ومبالغ الضريبة والإجماليات. والأنظمة التي تقرّب على مستوى البند في موضع وعلى مستوى المستند في موضع آخر تُحدث فروقاً صغيرة يرفضها المدقق الآلي. وإن كنت تصدر فواتير بأكثر من عملة، فراجع طريقة حفظ أسعار الصرف والمبالغ المحوَّلة، وتحقق من متطلبات العرض مع مستشارك.

تدقيق البيانات دون تعطيل العمل

1. الاستخراج. صدّر العملاء والموردين والأصناف النشطة، وعينة من الفواتير والإشعارات الدائنة الحديثة من كل نظام يصدرها.
2. التشخيص. احصر الحقول الفارغة والمكررة والقيم غير المتسقة لكل حقل، ويكفي جدول بيانات للبداية.
3. ترتيب الأولويات. أصلح أولاً الأطراف والأصناف الأكثر تكراراً في فواتيرك، فهي تمثل معظم حجم عملك.
4. الإصلاح من المصدر. صحّح السجل في نظام تخطيط الموارد لا في الملف المصدَّر، حتى لا تعود المشكلة.
5. الوقاية. أضف حقولاً إلزامية وفحوصاً بسيطة إلى شاشات الإنشاء في النظام لتصل السجلات الجديدة سليمة.

كيف يساعدك Invoice And Tax

يفحص Invoice And Tax كل مستند وفق قواعد تحقق حتمية ذات إصدارات محددة وفحوص مطابقة Schematron قبل الإرسال، ويشرح كل خطأ ليُصلَح من مصدره. فالمدخلات نفسها تعطي النتيجة نفسها دائماً، مما يجعل تنقية البيانات قابلة للقياس. ويمكن أن تصل البيانات عبر واجهة REST البرمجية ذات الإصدارات، أو عبر إطار الموصلات، أو عبر الاستيراد من Excel وCSV، وتصب جميع هذه المسارات في منشئ مستندات واحد مشترك، فتنطبق الفحوص ذاتها أياً كان طريق البيانات.